会社は、1月末までに給与支給した従業員全員の年間の給与支払報告書（給与源泉徴収票）を各市区町村に提出しなければなりません。個人住民税の計算の為に、この給与源泉徴収票や年金受給されていれば年金源泉徴収票、確定申告されていれば所得税確定申告書・住民税確定申告書、等の所得情報が市区町村に集められます。その全所得に基づいて住民税額が算出され、その税額内容が5月中には通知され6月から翌年の5月までの間に納付することになります。つまり、2025年度の全所得に対する住民税は、2026年6月～2027年5月までの期間で納めます。
会社に勤められている従業員の住民税は、市区町村から通知される月別住民税額（課税通知書）を6月から翌年5月までの間（12等分）に給与天引きして、会社が翌月10日までに納付するという、「特別徴収」という方法で納付します。この特別徴収は原則ですが、例外として少人数の会社には、各従業員が住民税を直接納付するという、「普通徴収」という方法で納付（原則、4分割で銀行口座振替納付又は納付書納付）することが認められています。普通徴収が認められる当面の基準は、以下の様になっています（市区町村により異なるところがあります）。
A. 総従業員数が2人以下（下記対象者を除いた従業員数）
B. 他の会社で特別徴収
C. 給与額が少なく税額が引けない
D. 給与支払が毎月でなく不定期
E. 個人事業における事業専従者
F. 退職者又は5月末までに退職予定者（休職等により4月1日現在で給与支払が無い対象者も含む）

なお、給与所得者であっても他の所得があり所得税確定申告を行う場合には、給与所得分の住民税は普通徴収であっても、他の所得分の住民税に対する納付方法には、次の選択肢があります。
（１） 確定申告内で特別徴収を選択する。
この場合には、5月中に市区町村から本人の住所に住民税の課税通知書や納付書が送られます。給与所得以外の所得等の情報は会社には通知されませんし知られることはありません。
（２） 確定申告内で普通徴収を選択する。
この場合には、5月中に市区町村から会社に全所得に対する住民税の課税通知書や納付書が送られます（本人用の住民税の課税通知書があり、会社から本人が受取ります）。本人が能動的に納付する必要はありませんが、給与所得以外の所得等の情報は会社に通知され知られることになります。なお、給与所得以外の所得が高額な場合には、住民税額も高額となり月々の給与天引き出来ないこともあり得ますので、この点は留意すべきです。